Datenschutz auf der Schulhomepage gemäß der EU-DSGVO
Fachartikel
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Das Thema "Datenschutz" spielt für Schulen nicht nur im Unterricht eine Rolle: Fast jede Schule präsentiert sich im Internet mit einer eigenen Schulhomepage. Neben der Außendarstellung dient sie auch als Kommunikationsmedium, mit dem Eltern, Lernende und Lehrkräfte informiert werden. Was dabei nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung rechtlich für Schulleiter zu beachten ist, wird in diesem Artikel erläutert. Die Schulhomepage ist das Medium, über das die Schule mit Schülerinnen und Schülern, Eltern und der Öffentlichkeit kommuniziert. Für die Inhalte ist allein die Schulleitung verantwortlich, die diese Aufgabe delegieren kann. Im Rahmen der aktuellen Datenschutz-Grundverordnung (EUDSGVO) ist bei der Erstellung und Pflege einer Website einiges zu beachten: Entscheidend hierbei, ist das Impressum, das den Anforderungen der EU-DSGVO genügen muss. Was hat sich für die Erstellung der Schulhomepage nach Einführung der EU-DSGVO geändert? Nach wie vor ist ein vollständiges und korrektes Impressum laut Telemediengesetz (TMG) verpflichtend vorgeschrieben. Wer dieser Impressumspflicht nicht nachkommt, begeht gemäß § 16 Abs. 2 Nr. 1 i.V.m. § 5 Abs. 1 TMG eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden kann. Weiterhin muss das Impressum die nach DSGVO notwendige Datenschutzerklärung und die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten enthalten. Für die rechtssichere Erstellung des Impressums ist der Schulträger verantwortlich. Neben dem Impressum ist die personenbezogene Verarbeitung von Daten bei der Erstellung von Videos und Fotografien zu beachten. Wichtig ist dabei zu erwähnen, dass für die Umsetzung des Datenschutzes bezüglich der Schulhomepage allein die Schulleitung verantwortlich ist. Erläuterung der verwendeten Begrifflichkeiten Zum besseren Verständnis in Bezug auf den Datenschutz werden die entsprechenden Begrifflichkeiten vorab erläutert: Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person") beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung (zum Beispiel eines Fotos) zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (zum Beispiel Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind. Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten. Pseudonymisierung entspricht einer Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden. Profiling meint jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, sexueller Orientierung, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen. Als Verantwortliche oder Verantwortlicher wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, (zum Beispiel die Schulleitung) die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet. Auftragsverarbeiterin oder Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung, Firma oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, also den Server betreibt, auf dem die Schulhomepage gehostet wird. Als "Cookies" werden kleine Dateien bezeichnet, die auf Rechnern der Nutzer gespeichert werden. Innerhalb der Cookies können unterschiedliche Angaben gespeichert werden. Ein Cookie dient primär dazu, die Angaben zu den Nutzern (beziehungsweise dem Gerät, auf dem das Cookie gespeichert ist) während oder auch nach seinem Besuch innerhalb eines Onlineangebotes zu speichern. Als temporäre Cookies, beziehungsweise "Session-Cookies" oder "transiente Cookies" werden Cookies bezeichnet, die gelöscht werden, nachdem die Nutzer ein Onlineangebot verlassen und den Browser schließen. Der Aufbau des Impressums der Schulhomepage Im Folgenden wird der Aufbau des Impressums sowie die Datenschutzerklärung des Anbieters der Datenverarbeitung im Auftrag erläutert. Folgende Punkte müssen in einem Impressum unbedingt genannt werden: Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung der Daten? Wie lauten die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten? Ein Hinweis auf Haftung für Links ist erforderlich: Die Schulhomepage enthält möglicherweise Links zu externen Webseiten, auf deren Inhalte die verantwortliche Stelle (Schulleitung) keinen Einfluss hat. Deshalb kann für diese fremden Inhalte auch keine Haftung übernommen werden. Für die Inhalte der verlinkten Seiten sind stets Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich. Die verlinkten Seiten sollten zum Zeitpunkt der Verlinkung auf mögliche Rechtsverstöße überprüft worden sein. Rechtswidrige Inhalte dürfen zum Zeitpunkt der Verlinkung nicht erkennbar gewesen sein. Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist jedoch ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung der Schulleitung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen müssen derartige Links umgehend entfernen werden. Wie erfolgt die Nennung der Arten der verarbeiteten Daten? Bestandsdaten (Namen, Adressen), Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (Texteingaben, Fotografien, Videos, ...), Nutzungsdaten (besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten, ...) sowie Meta-/Kommunikationsdaten (Geräte-Informationen, IP-Adressen) müssen genannt werden. Die Nennung der Kategorien betroffener Personen (Besuchende und Nutzende) sowie die Nennung des Verarbeitungszweckes (Zurverfügungstellung der Homepage, seiner Funktionen und Inhalte, Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzern, Sicherheitsmaßnahmen sowie Reichweitenmessung/Marketing) müssen erfolgen. Aufgaben der Auftragsdatenverarbeitung Die maßgebliche Rechtsgrundlage für die Auftragsdatenverarbeitung ist die EU-DSGVO: Der Art. 13 DSGVO ist die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen im Auftrag. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen des Auftragsdatenverarbeiters sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Auftragsdatenverarbeiters ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Sicherheitsmaßnahmen, die der Auftragsdatenverarbeiter oder die Auftragsdatenverarbeiterin gewährleisten muss: Nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für ein entsprechendes Datenschutzniveau gewährleistet werden. Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren müssen Verantwortliche Verfahren einrichten, die eine Wahrnehmung von Betroffenen Rechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner sollte der Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, beziehungsweise der Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch eine entsprechende Datenschutz freundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO) sichergestellt sein. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitenden und Dritten: Sofern bei der Auftragsdatenverarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen offenbart, übermittelt oder Zugriff auf die Daten ermöglicht werden sollen, sollte dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (zum Beispiel wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist) möglich sein. Sofern die Auftragsdatenverarbeiterin oder der Auftragsdatenverarbeiter Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sogenannten "Auftragsverarbeitungsvertrages" beauftragt, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO. Übermittlungen in Drittländer: Sofern Daten in einem Drittland (das heißt außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeitet werden sollen oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, beziehungsweise der Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, sollte dies nur zur Erfüllung der (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage der Einwilligung des Auftraggebers, (Schulträger, Schulleitung), aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage der berechtigten Interessen des Auftragnehmers erfolgen. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, sollten die Auftragnehmenden die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten lassen können. Das heißt die Verarbeitung würde dann zum Beispiel auf Grundlage besonderer Garantien erfolgen - wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (zum Beispiel für die USA durch das "Privacy Shield") oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte "Standardvertragsklauseln"). Rechte der betroffenen Personen: Die Schulleitung sowie die Nutzer der Homepage haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO. Die Schulleitung, bzw. die Nutzer der Homepage haben entsprechend. Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der sie betreffenden Daten, oder die Berichtigung der sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen. Nutzer und Schulleitung haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden , bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen. Nutzer und Schulleitung haben das Recht zu verlangen, dass die sie betreffenden Daten, die sie dem Auftragnehmer bereitgestellt haben, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung a n andere Verantwortliche zu fordern. Nutzer und Schulleitung haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Widerrufsrecht: Nutzer und Schulleitung haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen Widerspruchsrecht : Nutzer und Schulleitung können der künftigen Verarbeitung der sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen. Cookies und Widerspruchsrecht bei Direktwerbung: In einem "Cookie" kann zum Beispiel der Inhalt eines Warenkorbs in einem Onlineshop oder ein Login-Status gespeichert werden. Als "permanent" oder "persistent" werden Cookies bezeichnet, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. So kann zum Beispiel der Login-Status gespeichert werden, wenn die Nutzer diese nach mehreren Tagen aufsuchen. Ebenso können in einem solchen Cookie die Interessen der Nutzer gespeichert werden, die für Reichweitenmessung oder Marketingzwecke verwendet werden. Als "Third-Party-Cookie" werden Cookies bezeichnet, die von anderen Anbietern als dem Verantwortlichen, der das Onlineangebot betreibt, angeboten werden (andernfalls, wenn es nur dessen Cookies sind, spricht man von "First-Party Cookies"). Der Auftragsdatenverarbeiter sollte folgendes Angebot unterbreiten: Falls die Nutzer und die Schulleitung nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden diese gebeten, die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies könnte dann allerdings zu Funktionseinschränkungen eines Onlineangebotes (hier der Schulhomepage) führen. Ein genereller Widerspruch gegen den Einsatz der zu Zwecken des Onlinemarketing eingesetzten Cookies kann bei einer Vielzahl der Dienste, vor allem im Fall des Trackings, über die US-amerikanische Seite oder die EU-Seite erklärt werden. Des Weiteren kann die Speicherung von Cookies mittels deren Abschaltung in den Einstellungen des Browsers erreicht werden. Löschung von Daten: Die auf der Schulhomepage verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen einer Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, sollten die auf der Schulhomepage gespeicherten Daten gelöscht werden, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, sollte deren Verarbeitung eingeschränkt werden. Dies sollte den Nutzern mitgeteilt werden. Hosting und E-Mail-Versand: Die von den meisten Auftragsdienstleistern in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, E-Mail-Versand, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die der Auftragsdienstleister zum Zwecke des Betriebs z.B. der Homepage einsetzt. Hierbei verarbeitet der Auftragnehmer, bzw. dessen Hostinganbieter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Interessenten und Besuchern dieses Onlineangebotes ( Schulhomepage) auf Grundlage deren berechtigter Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung des entsprechenden Onlineangebotes gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO (Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag). Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles: Der Hostinganbieter erhebt auf Grundlage seiner berechtigten Interessen ( z.B. Verhinderung eines Missbrauchs) im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, der URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider. Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (zum Beispiel zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal sieben Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen. Zusammenfassung Abschließend lässt sich noch einmal zusammenfassend festhalten, dass im Impressum der Schulhomepage die Verantwortlichen für die verarbeiteten Daten, der oder die Datenschutzbeauftragte, die Arten der verarbeiteten Daten sowie der Zweck der Verarbeitung genannt werden müssen. Weiterhin muss über die Rechte der Nutzergruppe der Schulhomepage sowie über die Verwendung der Cookies informiert werden. Es muss ein Vertrag zwischen dem Anbieter der Schulhomepage und dem Auftragsverarbeiter vorliegen, in dem die Rechte und Pflichten beider Vertragsparteien klar geregelt sind.
