Neben den für die einzelnen Zwecke des eigenen Gebrauchs geltenden besonderen Voraussetzungen sieht das Gesetz in § 53 Absätze 4 bis 7 UrhG weitere allgemeine Einschränkungen vor, die in allen Fällen des § 53 Absätze 1 bis 3 UrhG zusätzlich zu beachten sind. Die nachfolgenden Ausführungen gelten daher genauso für die Privatkopie nach § 53 Absatz 1 UrhG wie auch für Kopien zum schulischen Gebrauch nach § 53 Absatz 3 UrhG.
Besonders geschützte VorlagenGrafische Aufzeichnungen von Werken der Musik (das heißt Musiknoten) dürfen stets nur mit Einwilligung des Berechtigten vervielfältigt werden, außer sie werden von Hand abgeschrieben. Das vor allem bei Hobbymusikern weit verbreitete Fotokopieren von Musiknoten ist daher unzulässig. Werden für die Aufführung eines Musikstücks durch ein Orchester oder einen Chor mehrere Exemplare der Partitur benötigt, müssen also ausreichend Originale gekauft werden. Achtung: Auch von Hand abgeschriebene Noten dürfen nicht fotokopiert werden, da diese anschließende Vervielfältigung nicht mehr "durch Abschreiben" erfolgt.Bücher und Zeitschriften (gemeint sind bei Lieferungswerken der einzelne Band und bei einer Zeitschrift das einzelne Heft, nicht der ganze Zeitschriftenjahrgang) dürfen nicht "im wesentlichen vollständig" vervielfältigt werden, außer sie werden abgeschrieben. Im wesentlichen vollständig ist die Vervielfältigung schon dann, wenn nur unwesentliche Teile wie ein Register oder Anhänge weggelassen werden, oder wenn ein kopierter größerer Zeitschriftenbeitrag den wesentlichen Teil der Zeitschrift ausmacht. In der urheberrechtlichen Literatur werden auch quantitative Höchstgrenzen wie 75 oder 90 Prozent genannt.Für Zeitungen gilt die Beschränkung dagegen nicht. Soweit zum Beispiel zum privaten oder wissenschaftlichen Gebrauch auch vollständige Werke kopiert werden dürfen, sind also nur Bücher und Zeitschriften davon ausgenommen. Zeitungen dürfen dagegen (wegen der schlechteren Papierqualität und deswegen begrenzten Haltbarkeit) auch vollständig vervielfältigt werden, zum Beispiel von einer Bibliothek auf Mikrofilm aufgenommen werden.
AusnahmenDie genannten Beschränkungen für Musiknoten und vollständige Bücher beziehungsweise Zeitschriften entfallen, falls die Kopie zur Aufnahme in ein eigenes Archiv nach § 53 Absatz 2 Satz 1 Nr. 2 UrhG zulässig ist, oder wenn das Werk seit mindestens zwei Jahren vergriffen ist.
Privatkopien und Kopien in allen anderen Fällen des eigenen Gebrauchs - mit Ausnahme des wissenschaftlichen Gebrauchs zu nicht gewerblichen Zwecken und des Gebrauchs im Unterricht - sind unzulässig bei Datenbankwerken, deren Elemente einzeln mit Hilfe elektronischer Mittel zugänglich sind. Ein Datenbankwerk ist ein Sammelwerk (das heißt eine Anordnung von Werken, Daten oder anderen unabhängigen Elementen, die aufgrund der Auswahl und Anordnung der Elemente eine persönliche geistige Schöpfung darstellt), dessen Elemente systematisch oder methodisch angeordnet und einzeln zugänglich sind. Daher haben es die Gerichte zum Beispiel für unzulässig erklärt, ein vom Hersteller ins Internet gestelltes Medizinlexikon, das über Stichwortsuche zugängliche Texte und Abbildungen enthielt, auf die eigene Festplatte zu kopieren.Nicht von dem Verbot erfasst sind dagegen analoge Datenbanken (zum Beispiel ein gedrucktes Lexikon); hier sind Kopien nach § 53 Absätze 1 bis 3 UrhG zulässig. Auch der eigene wissenschaftliche Gebrauch und der Gebrauch im Unterricht ist, falls er nicht zu gewerblichen Zwecken erfolgt, zulässig, also etwa an einer staatlichen Hochschule oder öffentlichen Schule. Ein Eingriff in das Datenbankrecht liegt zudem nur vor, wenn der vervielfältigte Teil der Datenbank seinerseits als Datenbank geschützt ist (wesentlicher Teil einer Datenbank). Die Vervielfältigung einzelner Teile, also zum Beispiel das Abspeichern einzelner Elemente aus einer online verfügbaren Datenbank oder das Kopieren einzelner Elemente aus einer auf CD-ROM veröffentlichten Datenbank auf Festplatte ist daher schon keine zustimmungspflichtige Nutzungshandlung und damit zulässig, wenn es sich um eine Privatkopie oder um eine Kopie zu einem der sonstigen Fälle des eigenen Gebrauchs handelt.
Die Vorschriften, die die Vervielfältigung von Computerprogrammen regeln, sind gegenüber § 53 UrhG vorrangig. Das bedeutet, dass Computerprogramme zum eigenen Gebrauch nur in den von § 69d UrhG erlaubten Fällen vervielfältigt werden dürfen, nämlich für die bestimmungsgemäße Benutzung durch das Laden in den Arbeitsspeicher des Computers und zur Herstellung einer Sicherungskopie, falls eine solche erforderlich ist. Auch für rein private oder wissenschaftliche Zwecke oder zur Archivierung darf ein Computerprogramm daher ohne den Erwerb eines entsprechenden Nutzungsrechts nicht vervielfältigt werden.
Die Schranke für Kopien zum eigenen Gebrauch nach § 53 UrhG erlaubt nur das Herstellen einer Kopie, also einen Eingriff in das Vervielfältigungsrecht des Rechteinhabers. § 53 Absatz 6 UrhG stellt deshalb klar, dass die Nutzung auf die Vervielfältigung als solche und den damit verfolgten zulässigen Zweck beschränkt bleiben muss.
Verbot der Zweckänderung und VerwertungsverbotDie Kopien dürfen nach § 53 Absatz 6 UrhG somit weder verbreitet (also in körperlicher Form an Dritte weitergegeben) noch für eine öffentliche Wiedergabe des Werks benutzt werden, zum Beispiel für die Aufführung eines Theater- oder Musikstücks mit Hilfe der kopierten Texte beziehungsweise Noten oder für das öffentliche Abspielen einer auf Tonträger oder Bildträger kopierten Musik oder eines Films. Ebenso ist die öffentliche Zugänglichmachung unzulässig, also das Bereithalten zum Abruf über ein Datennetz (auch ein nur intern zugängliches Netzwerk), zum Beispiel das Einstellen auf einer Homepage oder in eine Internet-"Tauschbörse". Die für einen zulässigen Zweck rechtmäßig hergestellte Vervielfältigung darf also nicht nachträglich für einen anderen Zweck verwertet werden (Verwertungsverbot).Im Übrigen gilt: Wird die Kopie von vorneherein zu einem solchen Zweck hergestellt, ist bereits die Vervielfältigungshandlung urheberrechtswidrig, weil kein eigener Gebrauch als alleiniger Nutzungszweck beabsichtigt ist. Nur die unkörperliche Weitergabe zum Beispiel einer Datei per E-Mail an einzelne Empfänger wird nicht vom Verwertungsverbot erfasst, weil darin weder eine körperliche Weitergabe noch eine öffentliche (also an Mitglieder der Öffentlichkeit gerichtete) Wiedergabe liegt. Daher durfte P im Zeitungsartikel-Fall ihre rechtmäßig hergestellten Kopien nicht an einen Dritten außerhalb der privaten Sphäre überlassen.
Ausnahme für das Verleihen bestimmter KopienEine Ausnahme besteht insoweit allerdings für das Verleihen von rechtmäßig hergestellten Kopien von Zeitungen, von vergriffenen Werken und von Werkstücken, bei denen nur kleine beschädigte oder abhanden gekommene Teile durch Kopien ersetzt wurden. Dies soll insbesondere Leihbibliotheken ermöglichen, beschädigte Exemplare zu ersetzen. Im Schulbibliothek-Fall durfte daher das durch Kopien ergänzte Buch auch verliehen werden, nicht dagegen das im Ganzen kopierte Buch, da es noch nicht vergriffen war. Auch das Verleihen einer privat kopierten Zeitung ist zulässig.
Für einige besonders stark in das Vervielfältigungsrecht eingreifende Nutzungen sind nach § 53 Absatz 7 UrhG Privatkopien und Vervielfältigungen zum eigenen Gebrauch schließlich vollständig ausgeschlossen:
Die wesentlichen Punkte im Überblick.